Outsourcing kavramı dünyada 1980’lerde ilk olarak kullanılmaya başlandı ancak 1990’larda yaygınlaştığını söyleyebiliriz. Özellikle yerli şirketler iş süreçlerinde dış kaynak kullanma konusunda biraz mesafeliler. Tüm süreçlerin kendi bünyelerinde ve kontrollerinde yürümesi onlara kendilerini daha güvende hissettiriyor ama aslında hem işlevsellik hem de maliyet açısından firmaya zarar veren bir durum bu. Bir şirketin lojistiğini outsource etmemek için kendine tır filosu satın almasına benzetebiliriz bu durumu. Bir de şirketlerin artık farklı konularda uzmanlık sahibi olmanın ne kadar önemli olduğunu anlaması lazım. Bir firmanın her konuda uzmanlığının olması mümkün değil, faaliyet alanı ne ise uzmanlığı da o konudadır. Dolayısıyla firma içerisinde o uzmanlığı oluşturmaya çalışmak, uzmanlığı satın almaktan her zaman daha maliyetlidir. Örneğin, biz KOBİ düzeyindeki firmalara İnsan Kaynakları süreçlerinde danışmanlık hizmeti veriyoruz. Firmanın ihtiyacı olabilecek tüm İK sistemlerini kısa bir süre içerisinde kurup işlerliğini sağlıyoruz. Bunu outsource etmemek, KOBİ düzeyinde, İK departmanının da genellikle olmadığını düşünürsek, şirket yöneticilerinin kendi asıl işlerinden artırdıkları vakitlerle, çok uzun zaman harcayarak ve belki de çok işlevsel olmayacak şekillerde bu sistemleri oluşturması anlamına geliyor ya da sadece bu iş için bir kişi işe almak zorundalar.
5 yıl öncesine bakıldığında firmalar ağırlıklı olarak operasyonel konularda zorlandıkları alanlarda outsourcing’e yöneliyorlardı. Örneğin; lojistik, postalama-dağıtım, güvenlik gibi. Şu an ise firmalar ana işlerinin dışındaki tüm destek fonksiyonlarını outsource etme eğilimindeler. İnsan Kaynakları’nın yanı sıra hukuk, muhasebe, bilgi teknolojileri, satış-pazarlama, temizlik, güvenlik, denetim, müşteri hizmetleri, lojistik, üretim, postalama-dağıtım, çağrı merkezi, müşteri destek, tele satış, iç denetim gibi alanlar için de oldukça yaygın bir uygulama.
Outsourcing‘in şirketlere aşağıdaki konularda rekabet avantajı kazandıracağını söyleyebilirim.
– Ana işe odaklanabilme ve uzmanlaşabilme. Satış, pazarlama, iş geliştirme vb. stratejilere daha fazla vakit ve kaynak ayırabilme
– Kaliteli ve kesintisiz hizmet alma
– Alınan hizmetin iş yoğunluğuna göre ayarlanabilmesi, esnekliği artırma
– Çalışma verimliliğinin artması
– Ekibin yönetimi, personellerin performansları ve sorunları gibi konulara odaklanmadan, sonuçları değerlendirebilme, sonuca odaklanabilme
– Alternatif maliyetlerin düşmesi, değişken ve öngörülemeyen maliyetlerin, talep edilen hizmet ile orantılı sabit maliyetlere dönüşmesi, dolayısıyla %100 bütçe tutarlılığının sağlanması
– Yasal risklerin de hizmet ile birlikte outsource edilmesi
Şu an özellikle dünyadaki uygulamalara baktığımızda outsource edilen faaliyet kapsamı oldukça geniş. Özellikle Amerika ve Avrupa ülkeleri bunu bir adım daha ileriye taşıyarak global outsourcing‘e geçmiş durumdalar. Yani bir işi outsource etmekle kalmıyor, bunu kendi ülkelerinin dışında, dünyanın herhangi bir yerindeki bir firmaya outsource ediyorlar. Hindistan ve Çin bu konuda en fazla talep alan ülkelerden. Bu Türkiye’de de yapılıyor. Özellikle müşteri hizmetleri konusunda Almanya, Hollanda ve daha birçok Avrupa ülkesine Türkiye’deki call center agentlar ile hizmet veriyor.
Gelecekte özellikle ARGE alanında uzmanlıklarıyla ön plana çıkan firmaların olacağını ve ARGE’nin daha çok outsource edileceğini söyleyebilirim. Buna paralel olarak teknik konularda uzman firmalar ve yetkinlikleri artacağından ileri düzeyde teknik konular daha çok outsource edilecektir. Dünya’da şu an bunu ağırlıklı olarak IT projelerinde görebiliyoruz. Bir çok firma kendi departmanlarını genişletmek yerine yeni projelerini outsource etme yönünde ilerliyor.
Yeni outsource modellerinde bir yazılım geliştirme işini outsource et ve tamamlanınca ücretini ödeyip satıl al modelleri yerine outsourcing firması ile uzun dönemli ilişkiler kurulması ve yazılımın kullanıldığı sistemlerin işletilmesi ve sürekli iyileştirilmesinin de outsource edilmesi söz konusu. Bu tip uygulamaların daha da artacağını öngörüyorum.
Outsourcing uygulamaları açısından dünyadaki en güncel trend performans bazlı outsourcing. Örneğin, bir FMCG firması üretim hattının bir bölümünü outsource ederken burada çalışanların ve kullanılan ekipman ve sarf malzemesinin maliyetini hesaplayarak outsource etmek yerine birim üretim başına bir fiyatlandırma ile outsource edebiliyor. Klasik outsourcing metoduna göre, şirketinizin IT destek işlerini outsource ettiğinizde tedarikçi firmanın size ayıracağı personel/kaynak başına bir ücret öderken, yeni trend tedarikçinin her tamir ettiği bilgisayar başına bir ücret ödemek. Bu şekilde risk ana firma ve tedarikçi arasında paylaşılıyor. Tedarikçinin yüksek performans ile daha da yüksek kazanma şansı oluyor. Performans değerlendirmelerinde yüksek not alan tedarikçiler bonus almaya hak kazanıyor.
Outsourcing artık sadece firmaların maliyetlerini azaltmak için kullandıkları bir yöntem değil., bakış açısı tamamen değişiyor. Firmalar maliyetlerini yükselterek de outsourcing yapabiliyorlar çünkü artık konusunda uzman ve sağladığı katma değer çok yüksek olan tedarikçiler bulmak mümkün. Gelecekte bu trend güçlenerek devam edecek.
Dünyada ağırlıklı olarak tedarik anlamında Hindistan bölgesi outsourcing’e yönelen bölgeler arasında liderliğini koruyor. Çağrı merkezinden IT ve ARGE çalışmalarına kadar her alanda outsourcing yapan firma sayısı hızla artıyor. 2011 yılında Amerikan ve Avrupa firmalarının %80‘i IT projelerini bir bölümünü ya da hepsini outsource ettiler.
Multisourcing stratejileri çerçevesinde yeni trend tek bir outsourcing firmasının diğer outsourcing firmalarını koordine ettiği, yani aslında rakiplerin beraber çalışıp birbirine iş verdiği ve ana firma karşısında tek firmanın kontakta kaldığı „Master Vendor“ programlarıdır.
Firmalar bir taraftan tek tedarikçi ile çalışmak istemiyor. Risklerini bölmek ve alternatif tedarikçileri güçlü ve ayakta tutmak için çok tedarikçili sisteme gidiyorlar ama tedarikçi yönetimini ve standardizasyonu da „master vendor“ çözümleri ile sağlayabiliyorlar.
Bir çok kurumsal firmada satın alma departmanlarının güçlendiğini ve büyüdüğünü görebiliyoruz. Artık satın alma departmanlarının asli işi en optimum şartlarda sözleşme imzalamaktan çok tedarikçi yönetimi olmaya başladı ve böylece firmalara sağladıkları katma değer de çok ciddi artıyor.
